Absageschreiben: Als Unternehmen den Worst Case vermeiden

In den meisten Fällen gibt es auf ausgeschriebene Stellenangebote einige bis viele, manchmal sogar sehr viele Bewerber*innen. Bekommen kann den Job allerdings nur eine Person. Alle anderen erhalten zwangsläufig eine Absage. Diese Absageschreiben zu formulieren ist keine erfreuliche Aufgabe. Doch was sein muss, muss sein. Damit die Absageschreiben Ihres Unternehmens beim Empfänger keinen schalen Beigeschmack hinterlassen und Sie den Worst Case vermeiden, haben wir im Folgenden die Erkenntnisse aus unserem langjährigen Erfahrungsschatz für Sie zusammengestellt.

Absageschreiben: Die 4 Tipps im Überblick

  • Zeit spielt eine Rolle!
  • Höflich und wertschätzend
  • In Evidenz halten
  • Vermeiden Sie den Worst Case

Absageschreiben: Zeit spielt eine Rolle!

Dass Sie als Arbeitgeber auf jeden Fall allen Bewerberinnen und Bewerbern, die den ausgeschriebenen Job nicht erhalten, ein Absageschreiben schicken sollen, versteht sich von selbst. Aber lassen Sie sich damit auf keinen Fall zu lange Zeit! Einige Bewerbungen scheiden in der Regel nach der ersten Durchsicht aus. Diesen können Sie bereits eine Absage senden. Und jenen Bewerberinnen und Bewerbern, die für die weitere Personalauswahl in Frage kommen, sollten Sie ebenfalls zeitnah über den aktuellen Status informieren. Sind erst einmal mehrere Wochen oder sogar Monate ohne eine Rückmeldung auf eine Bewerbung vergangen, lässt Sie dieser lange Zeitraum an der Person des Bewerbers nicht gerade interessiert wirken. Und auch dieser hat nach so langer Zeit in vielen Fällen bereits eine andere Zusage erhalten.

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Möchten Sie Bewerbern einen wertschätzenden Eindruck vermitteln, lassen Sie sie nicht zu lange auf eine Rückmeldung warten!

Absageschreiben: Höflich und wertschätzend

Bewerber stecken viel Mühe in die Zusammenstellung Ihrer Bewerbungsunterlagen. Jede Absage ist daher umso mehr frustrierend. Damit sich diese Frustration nicht auf den Namen und das Image Ihres Unternehmens überträgt, achten Sie beim Absageschrieben auf eine höfliche und wertschätzende Formulierung. Vermeiden Sie leere Floskeln und zu hochtrabende Formulierungen, bleiben Sie ehrlich, aber nur so offen, wie nötig. Gehen Sie also nicht zu sehr ins Details über den Absagegrund. Die dabei aufkommenden Emotionen könnten sich ebenfalls negativ auf Ihren Markennamen auswirken. Worauf Sie bei der Formulierung noch achten müssen: Vermeiden Sie jegliche Art der Diskriminierung!

Absageschreiben: In Evidenz halten

Die Stelle kann zwar nur ein Kandidat erhalten. Qualifizierte Bewerber wird es hoffentlich mehrere geben. Ist absehbar, dass Sie ähnliche Stellen wieder besetzen werden, ersuchen Sie die besten Kandidaten darum, sie in Evidenz halten zu dürfen.

Absageschreiben: Vermeiden Sie den Worst Case

Last, but not least: Vermeiden Sie den Worst Case! Vermeiden Sie es, den an Ihren Stellenangeboten interessierten Personen nicht zeitnah Rückmeldung auf ihre Bewerbungsunterlagen zu geben oder ihnen diese sogar ganz schuldig zu bleiben! Eine Jobsuche ist mit vielen Emotionen verbunden. Fühlen sich Menschen von Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen nicht ausreichend wertgeschätzt, steigen die negativen Empfindungen. Im schlimmsten Fall erzählen diese Personen im Freundes- und Bekanntenkreis von ihren unschönen Erfahrungen. Langfristig wirkt sich das nicht nur auf Ihre Employer Brand, sondern auf Ihr Unternehmen als Ganzes aus.

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Achten Sie auf Ihre Employer Brand: Mit dem richtigen Absageschreiben behalten Sie Bewerber*innen trotz Absage in guter Erinnerung.

Absageschreiben: Teil 2: Vorlagen & Muster

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Eine Absage ist immer mit Emotionen verbunden. Wählen Sie Ihre Worte daher mit Bedacht.

Autorin: Mag. Catharina Fink

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